W17 - Gala Gecesi İçin İlk Koordinasyon Toplantılarının Gerçekleştirilmesi
Ne?
Di-Vizyon ’25 Gala Gecesi için hazırlık sürecini başlatmak amacıyla koordinasyon ekibiyle ilk görüşmeler ve toplantılar gerçekleştirildi. Bu toplantılar, etkinliğin genel yapısına ilişkin ilk fikir alışverişlerinin yapıldığı ancak organizasyonel anlamda ciddi belirsizliklerin öne çıktığı bir başlangıç niteliği taşıdı. Etkinliğin iki güne yayılması ve ikinci günün Alliance topluluklarına ayrılması yönünde bazı öneriler dile getirilse de, etkinliğin yeri, kapsamı, yürütücü sorumluluklar, içerik yapısı gibi temel konularda netleşmiş bir karar bulunmuyordu. Yönetim tarafının bu konularla ilgili planlamayı ilerleyen dönemlerde şekillendireceği belirtilirken, ekip olarak sürecin tamamen edilgen bir şekilde beklenmemesi için beyin fırtınası yoluyla genel bir hazırlık çerçevesi oluşturulmaya çalışıldı.
• Hazırlık Sürecini Başlatma Amacıyla Toplantılar Düzenlendi: Gala süreci resmi olarak başlatılmamış olsa da, olası ihtiyaçları öngörebilmek adına ilk adım olarak hazırlık odaklı toplantılar yapıldı.
• Etkinliğin İki Güne Yayılması Üzerine İlk Öneriler Sunuldu: Etkinliğin iki günlük formatta düzenlenmesi ve ikinci günün Alliance topluluklarına ayrılması yönünde fikirler masaya yatırıldı.
• Organizasyonel Belirsizlikler Tespit Edildi: Yer, tarih, içerik akışı, sorumluluk dağılımı ve görev bölüşümleri gibi ana başlıklarda kesinleşmiş bir plan bulunmadığı açık şekilde ortaya kondu.
• Yapıcı Bir Zemin Oluşturmak İçin Beyin Fırtınası Gerçekleştirildi: Henüz resmiyet kazanmış bir yapı olmamasına rağmen, ne tür içeriklerin etkinliğe dahil edilebileceği, Alliance topluluklarının nasıl temsil edilebileceği gibi başlıklarda öneriler geliştirildi.
• Koordinasyon Sürecine İlişkin Takip Mekanizması Kuruldu: Toplantıların periyodik olarak devam etmesi ve belirsizliklerin çözümlenmesiyle birlikte daha net bir hazırlık sürecinin başlatılması adına iletişim süreci yapılandırıldı.
Neden Yaptık?
Bu görev, Gala Gecesi hazırlıkları için sürecin tamamen belirsiz bir şekilde başlamasını engellemek, süreci takip edebilmek ve olası içerik üretim yükünü öngörmek amacıyla gerçekleştirildi. Yönetim tarafının henüz detaylı bir plan ortaya koymamış olması, sahadaki inisiyatifle en azından temel bir çerçeve çizilmesini gerekli kıldı.
• Belirsizlikleri Kayıt Altına Almak: Kararsız noktaları tespit edip ilerleyen süreçte referans oluşturmak.
• Erken Fikir Toplamak ve Riskleri Ön Görmek: Sürecin nereye evrilebileceğine dair farklı fikirleri ortaya çıkarmak ve potansiyel riskleri önceden tanımlamak.
• Alliance Temsilinin Güçlü Olmasını Sağlamak: İkinci güne dair öneriler sayesinde Alliance’ın görünürlüğünü artırmaya yönelik hazırlıkları erkenden başlatmak.
• İlerleyen Planlamalara Zemin Oluşturmak: Daha net planlar çıktığında hızla harekete geçilebilmesi için temel zemini hazırlamak.
Sonuç & Faydası:
Gerçekleştirilen bu ilk toplantı, resmi organizasyon süreci başlamamış olsa da Gala hazırlıkları açısından bir başlangıç noktası oldu. Özellikle organizasyonel belirsizliklerin net şekilde tespit edilmesi, ilerleyen süreçte netleşecek kararlar için bir referans ve hazırlık alanı oluşturdu. Beyin fırtınası yoluyla toplanan fikirler ve çizilen ön çerçeve, yalnızca süreci başlatmakla kalmadı; aynı zamanda olası roller, içerikler ve temsil biçimleri üzerine düşünsel bir temel sundu.
• Süreç öncesinde fikir alışverişi yapılabilecek bir hazırlık zemini oluşturuldu.
• Organizasyonun belirsiz noktaları açık şekilde tanımlandı ve ilerleyen planlamalara aktarılmak üzere notlandı.
• Alliance topluluklarının etkinlikte nasıl konumlanabileceğine dair ilk öneriler geliştirildi.
• Resmi yapı netleşmese bile süreci beklemeden inisiyatif alan bir hazırlık kültürü başlatıldı.
• İlerideki toplantılarda kullanılmak üzere veri ve gözlem odaklı bir takip sistemi oluşturulmuş oldu.
Last updated